Non ogni processo aziendale ha bisogno di automazione, e non tutti sono pronti per essere automatizzati. Ma ci sono dei segnali chiari che indicano quando un processo e maturo per il passaggio.
I 5 segnali da riconoscere
1. E ripetitivo e basato su regole
Se il processo segue sempre gli stessi passaggi e le decisioni sono basate su criteri chiari (se succede X, fai Y), e un candidato perfetto. Esempi: smistamento email, classificazione documenti, generazione di fatture standard.
2. Richiede molto copia-incolla tra strumenti
Se i tuoi dipendenti passano tempo a copiare dati da un software all'altro, quello e un segnale forte. L'integrazione automatica tra strumenti elimina questo lavoro a zero valore aggiunto.
3. Genera errori frequenti
Quando un processo dipende dalla concentrazione umana per lunghi periodi, gli errori sono inevitabili. Se noti errori ricorrenti nello stesso processo, l'automazione li elimina alla radice.
4. Ha volumi significativi
Un processo che gestisce 5 pratiche al mese non giustifica l'automazione. Ma se ne gestisci 50 o 500, il risparmio di tempo e costi diventa evidente.
5. Costa piu di quanto pensi
Calcola il tempo effettivo che il tuo team dedica a quel processo ogni settimana. Moltiplicalo per il costo orario. Spesso il risultato e sorprendente.
Come procedere
Una volta identificato il processo giusto, il passo successivo e semplice:
1. Mappa il processo attuale (chi fa cosa, quando, con quali strumenti)
2. Identifica i passaggi che possono essere automatizzati
3. Definisci il risultato atteso (tempo risparmiato, errori eliminati)
4. Implementa e misura
Non serve stravolgere l'azienda. Si parte da un processo, si ottengono risultati, e si procede con il successivo.
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